Perunkirjoituksissa tarvittavat sukuselvitykset ovat pääkaupunkiseudulla viikkokausia myöhässä – yhden luukun periaate parantaa jatkossa palvelua
Sukuselvitys tarvitaan yleisimmin perunkirjoitusta varten vainajan perillisten selvittämiseksi.

Sukuselvitys tarvitaan yleisimmin perunkirjoitusta varten vainajan perillisten selvittämiseksi.

Perunkirjoituksissa tarvittavat sukuselvitykset ovat pääkaupunkiseudulla viikkokausia myöhässä – yhden luukun periaate parantaa jatkossa palvelua

Tavoitteena on, että perunkirjoituksiin vaadittavat sukuselvitykset saa yhdestä paikasta ja palvelu paranee. Tällä hetkellä siinä on ongelmia monestakin syystä.

Perunkirjoituksia varten tarvittavien sukuselvitysmuotoisten virkatodistusten laatiminen on pahasti ruuhkautunut. Yle kertoi uutisessaan 19.7. ongelman olevan valtakunnallinen ja koskevan niin kirkkoa kuin väestörekisteriä.

Kirkko ja kaupunki selvitti pääkaupunkiseudun seurakuntien keskusrekisterien tilanteen. Vaikein tilanne on Espoossa, jossa sukuselvityksissä on nyt jopa kahden kuukauden mittainen jono. Helsingissä ja Vantaalla käsitellään nyt kesäkuun lopussa tulleita pyyntöjä, joten jonotusaika on noin neljä viikkoa ynnä postitukseen kuluva aika.

Muun muassa perukirjaa varten tarvittavia sukuselvityksiä on tähän saakka pitänyt tilata erikseen jokaisesta seurakunnasta, jossa vainaja on ollut kirjoilla. Vainajan lähiomaiset ovat kokeneet tämän työlääksi ja aikaa vieväksi suruprosessin keskellä.

Kirkossa on parin vuoden ajan valmisteltu siirtymistä yhden luukun järjestelmään, jossa omainen saisi sukuselvityksen keskitetysti yhdestä paikasta. Palvelua on otettu käyttöön ensin pilotoimalla ja sitten asteittain. Mukana ovat nyt esimerkiksi kaikki pääkaupunkiseudun keskusrekisterit. Vuodenvaihteessa 2022 järjestelmän pitäisi olla valtakunnallinen niin, että uudistus kattaa ainakin suurimman osan Suomea.

Kaikkialla Suomessa tietoja ei ole vielä digitoitu

Tavoitteena on siis se, että palvelu paranisi. Mistä siis kiikastaa?

Vantaan seurakuntien vt. rekisteripäällikkö Salla Tenkanen kertoo, että meneillään on ylimenokausi, jossa käytössä on vielä kaksi järjestelmää eli vanha ja uusi.

Vanhassa järjestelmässä jokainen seurakunta tai keskusrekisteri, jonka jäsenenä vainaja on elinaikanaan 15 ikävuodesta eteenpäin ollut, tekee oman todistuksensa niistä elämänvaiheista, joissa vainaja on ollut kyseisen seurakunnan jäsen. Uudessa järjestelmässä todistus laaditaan vain siinä keskusrekisterissä, jonka jäsenseurakunnan jäsen vainaja oli kuollessaan. Tähän todistukseen kerätään kaikki tiedot.

Vanhassa järjestelmässä tietoja tilaavat omaiset tai heidän edustajana, uudessa tiedot hankkii keskusrekisterin työntekijä.

Jotta uusi järjestelmä toimii parhaimmalla mahdollisella tavalla, tietojen pitäisi olla saatavissa digitaalisessa muodossa. Nyt näin ei vielä ole, vaan osa varsinkin pienemmistä seurakunnista on jäljessä kirkonkirjojensa digitoinnissa. Sukuselvitystä tekevän työntekijän pitää silloin pyytää tietoja näistä seurakunnista, ja tämä vie aikaa.

Monimutkaisimpiin selvityksiin kuluu aikaa useita päiviä

Helsingin keskusterin toimistosihteeri Carita Etholén kertoo tehneensä sukuselvityksiä vanhalla tavalla yli 20 vuoden ajan. Hän on innoissaan uuden järjestelmän tuomista mahdollisuuksista ja pitää sitä parannuksena omaisen kannalta – kunhan se saadaan toimimaan valtakunnallisesti, tekniikka pelaa ja kaikki työntekijät osaavat käyttää sitä.

– Aiemmin yksi työntekijä saattoi tehdä kahdeksan tilausta päivässä, nyt yhden tilauksen tekemiseen saattaa pahimmillaan kulua aikaa useita päiviä. Selvitykset voivat olla todella hankalia, jos vainaja on lapseton ja selvitys pitää aloittaa hänen vanhemmistaan ja he ovat esimerkiksi muuttaneet moneen kertaan elämänsä aikana, Etholén kertoo.

Teemme parhaamme, jotta jonotusajat lyhenevät.

– Espoon seurakuntien vs. keskusrekisterinjohtaja Outi Hakio

Vainajasta pitää kerätä kaikki tarvittavat tiedot. Jos hän on ollut naimisissa, myös puolisosta ja tämän mahdollisesti edesmenneistä lapsista puolisoineen pitää tehdä omat selvityksensä. Etholén toteaa, että työntekijät ovat ammattilaisia ja osaavat lukea Helsingin seurakuntien kirkonkirjoja. Eri puolella Suomea kirkonkirjoissa on kuitenkin eroja erilaisten merkintätapojen ja esimerkiksi seurakuntaliitosten takia.

– Kaiken tämän opettelu vie aikaa. Lisäksi kaikki tiedot eivät ole vielä digitaalisessa muodossa. Tietojen saamista hidastaa myös se, että pienillä paikkakunnilla kirkkoherranvirastojen aukioloaika on rajallinen, Etholén lisää.

Salla Tenkanen kertoo itse parhaillaan tekevänsä hyvin monimutkaista sukuselvitystä. Jos vainaja on lapseton, hänellä on paljon sisaruksia, joista osa on kuollut ja näillä on lapsia, selvityksen laatiminen vie aikaa. Toisaalta, jos kyseessä on parilla paikkakunnalla asunut ydinperhe, selvitys syntyy nopeasti.

Espoon rekisteriin liittyi uusia seurakuntia

Helsingin seurakuntien keskusrekisteri palvelee Helsingin seurakuntia, Vantaan keskusrekisteri myös Keravaa, Tuusulaa ja Nurmijärveä.

Espoon seurakunnissa jono on tällä hetkellä pisin. Espoossa asiaan vaikuttaa uuteen järjestelmään siirtymisen lisäksi se, että keskusrekisteriin ovat vuoden alusta alkaen liittyneet Kauniaisten, Lohjan ja toukokuussa myös Karkkilan seurakunnat. Henkilökunta on kevään aikana joutunut omaksumaan myös muiden kuin Espoon kirkonkirjojen merkintöjä, paikallistuntemusta ja historiaa.

– Meillä on vain neljä työntekijää, jotka osaavat käyttää uutta KirDi-järjestelmää. Vaikka uusia henkilöitä on palkattu, vie aikaa ennen kuin kaikki saavuttavat sen osaamisen, jota tarvitaan. Teemme parhaamme, jotta jonotusajat lyhenevät, sillä asiakkaille tilanne on ikävä. Asiaa hankaloittavat myös kesälomat. Onneksi saimme pitkästä aikaa kesätyöntekijän nimenomaan sukuselvitysten tekemiseen, vs. keskusrekisterinjohtaja Outi Hakio kertoo.

Uusi KirDi eli Kirkon jäsentietojärjestelmän Kirjurin digitaalinen toiminto vaatii henkilökunnalta osaamista. Vantaan rekisteripäällikkö Tenkasen mukaan KirDiä pääsee käyttämään vasta koulutuksen ja kaksiosaisen kokeen jälkeen, sillä siinä ollaan tekemisissä ihmisten henkilötietojen kanssa.

Vaikka sukuselvityksen saaminen vie nyt tavallista pidempään – esimerkiksi Espoossa tavoiteaika on kaksi viikkoa – niin kiitostakin on tullut.

– Sellaista palautetta on tullut, että ihanaa, kun ei tarvitse surun keskellä miettiä, mitä tietoja ja mistä pitää hankkia, vaan joku muu hoitaa asian, Salla Tenkanen sanoo.

Jaa tämä artikkeli:

Lue lisää:

Kommentoi