null Perunkirjoituksissa tarvittavien sukuselvitysten saaminen vie pääkaupunkiseudulla edelleen liian pitkään – Lisää henkilökuntaa on palkattu, mutta kyseessä on ”käsityöläishomma”

Nykyään sukuselvityksen voi pyytää yhdestä paikasta. Aiemmin omaisen piti pyytää virkatodistus erikseen jokaisesta kunnasta, jossa vainaja oli asunut 15 vuotta täytettyään.

Nykyään sukuselvityksen voi pyytää yhdestä paikasta. Aiemmin omaisen piti pyytää virkatodistus erikseen jokaisesta kunnasta, jossa vainaja oli asunut 15 vuotta täytettyään.

Perunkirjoituksissa tarvittavien sukuselvitysten saaminen vie pääkaupunkiseudulla edelleen liian pitkään – Lisää henkilökuntaa on palkattu, mutta kyseessä on ”käsityöläishomma”

Seurakuntien keskusrekisterit eivät ole osanneet varautua siihen, kuinka paljon aikaa ja resursseja uuden systeemin sisäänajoon menee.

Kirkko ja kaupunki uutisoi viime vuoden heinäkuussa siitä, että perunkirjoituksia varten tarvittavien sukuselvitysmuotoisten virkatodistusten laatiminen on pahasti ruuhkautunut.  Tilanne ei ole vuodessa parantunut, päinvastoin. Espoossa virkatodistusta joutuu tällä hetkellä jonottamaan 14 viikkoa. Vantaalla tehdään nyt maaliskuun lopussa saapuneita sukuselvityspyyntöjä, odotusaika on siis noin 11 viikkoa. Helsingissä valtakunnallisen virkatodistuksen saamiseen menee noin yhdeksän viikkoa.

Kirkkohallitus on linjannut, että kohtuullinen toimitusaika on 4−5 viikkoa. 

Venyneiden toimitusten taustalla vaikuttaa kirkonkirjojen historian suurin muutos. Aluerekisterikeskukset ovat siirtyneet toteuttamaan kirkkohallituksen johdolla valtakunnallista sukuselvitysjärjestelmää. Tämä tarkoittaa sitä, että sukuselvitykset voidaan tehdä pääsääntöisesti keskitetysti yhdestä paikasta jäsentietojärjestelmä Kirjurin uudella KirDi-toiminnolla.

Viime vuonna jonoja aiheutti erityisesti siirtyminen aluekeskusrekisterijärjestelmään. 
− Sari Anetjärvi

Asiakas voi siis tilata nyt sukuselvityksen yhdestä toimipisteestä, kun aiemmin hän joutui tilaamaan perunkirjoituksessa tarvittavat vainajan tiedot erikseen jokaisesta seurakunnasta, jossa tämä oli 15 vuotta täytettyään ollut kirjoilla. Tämä tarkoitti sitä, että jos vainaja oli ollut kirjoilla kymmenessä seurakunnassa, omainen hankki virkatodistuksen jokaisesta seurakunnasta erikseen.

−Viime vuonna jonoja aiheutti erityisesti siirtyminen aluekeskusrekisterijärjestelmään, Espoon aluekeskusrekisterin johtaja Sari Anetjärvi sanoo.

Siirtymäaikana käytössä oli kaksi järjestelmää rinnakkain. Tällöin aluekeskusrekisterit tekivät sekä paikallisia että valtakunnallisia virkatodistuksia.

−Nyt yhden luukun sukuselvityksiä on alettu tehdä ympäri Suomea. Se on ollut todella haasteellinen prosessi ja on johtanut siihen, että jonoja on syntynyt uudelleen.

Lisää työvoimaa on palkattu, mutta se auttaa viiveellä

Aluerekisterikeskuksissa ei ole osattu varautua siihen, kuinka paljon aikaa ja resursseja uuden järjestelmän käyttöön ottaminen vaatii.

− Opetteluvaihe on ollut henkilöstölle raskasta, koska heidän on pitänyt omaksua uudet tekniset systeemit. Lisäksi he ovat joutuneet opettelemaan muiden seurakuntien käsinkirjoitettujen kirkonkirjojen lukemista. Aiemmin henkilöstö oli tottunut lukemaan vain oman alueen kirkonkirjoja, Anetjärvi kertoo.

− Eräs kokeneista tekijöistä kertoi, että pisimmillään yhden sukuselvityksen tekeminen saattaa kestää kaksi ja puoli päivää. Parhaimmillaan hän on tehnyt kolme pienempää sukuselvitystä päivässä.

Espooseen, Vantaalle ja Helsingin keskusrekistereihin on palkattu lisää työvoimaa. Espoossa aloitti äskettäin kesätyöntekijä ja syksyyn mennessä toimistosihteereitä tulee kolme lisää. Vantaalle on palkattu keväällä neljä uutta työntekijää.

−Helsinkiin on palkattu useita henkilöitä auttamaan tässä tilanteessa. Se auttaa viiveellä. Valmiita osaajia ei ole työmarkkinoilla, Helsingin seurakuntien keskusrekisterin rekisteripäällikkö Emilia Launonen kertoo.

−Sukuselvitysten tekeminen on valtavan kiehtovaa ja kaunista. Olen ryhtynyt kutsumaan kirkonkirjoja tulkitsevia sukuselvitysten tekijöitä käsityöläisiksi. Ihan kuin käsityöläisammateissa tämä työ opitaan vierihoidossa, Vantaan seurakuntien keskusrekisterin rekisteripäällikkö Tuomo Kahenvirta sanoo.

Siirtymävaiheen jälkeen työ nopeutuu huomattavasti

Asiakkaat ovat ymmärrettävästi turhautuneita tilanteeseen, ja yhteydenotot saattavat olla kiukkuisia.

Vantaa on palkannut yhden ihmisen vastaamaan asiakkaiden tiedusteluihin ja palautteeseen. Espoossa ja Helsingissä virkatodistuksia laativa henkilökunta vastaa sukuselvitysten ohessa palautteeseen. Se aika on pois selvitystyöstä.

Koska tilanne on kestänyt jo yli vuoden, henkilöstö on kuormittunutta. Kesäloma-aika ei helpota tilannetta. Sairauslomiltakaan ei ole vältytty.

Onko niin, että töitä on siirtynyt yllättäen ja pyytämättä
yhdestä paikasta toiseen? 
−Sari Anetjärvi

Sukuselvitystä joutuu odottelemaan erityisen pitkään nimenomaan pääkaupunkiseudulla, mutta myös muut muut kunnat, kuten Turku, Jyväskylä ja Tampere ovat tiukassa tilanteessa.

Voi olla, että kyse ei ole ainoastaan muuttuneesta järjestelmästä. Sari Anetjärvi on pyytänyt kirkkohallitusta selvittämään tarkemmin sitä, mitkä tekijät vaikuttavat ruuhkiin.

− Kysymys on tasapuolisuudesta. Onko niin, että töitä on siirtynyt yllättäen ja pyytämättä yhdestä paikasta toiseen? Teemmekö työtä, joka on tehty aiemmin muissa seurakunnissa, Anetjärvi sanoo.

Yhden luukun palvelun pitäisi olla valtakunnallisessa käytössä vuoden 2022 alussa. Vielä on mahdotonta sanoa, onnistutaanko tavoitteessa.

Vaikka tilanne on toistaiseksi vaikea, tulevaisuus näyttäytyy myönteisemmässä valossa.

−Uusi järjestelmä toimii niin, että kun yksi sukuselvityksen tekijä on löytänyt tietyn ihmisen elämänkaaren, seuraavan ei enää tarvitse etsiä samoja tietoja käsin, vaan henkilön valmis elinkaari jää järjestelmään. Siirtymävaiheen jälkeen työ nopeutuu huomattavasti, Tuomo Kahenvirta sanoo.

Jaa tämä artikkeli:

Lue lisää:

Kommentoi