Kirkonkirjojen pitoa ollaan keskittämässä noin 15 aluekeskusrekisteriin. Tavoitteena on helpottaa ihmisten asiointia. Kyseessä on iso muutos, joka on johtanut alkuvaiheessa pitkiin jonoihin.
Virkatodistusten saaminen takkuaa – pääkaupunkiseudun keskusrekistereissä jonotusaika on nyt 8–20 viikkoa
Kirkonkirjojen pidon uudelleen organisointi ja valtakunnallisten sukuselvitysten tekemisen alkuvaikeudet ovat johtaneet kuukausien virkatodistusjonoihin.
Virkatodistusten saaminen on viime aikoina takkuillut toden teolla. On syntynyt jopa kuukausien jonoja. Virkatodistusta tarvitaan esimerkiksi perunkirjoitusta varten, ja lain mukaan perunkirjoitus pitää tehdä kolmen kuukauden kuluessa päähenkilön kuolemasta. Pitkät jonotusajat hermostuttavat syystä todistusten tarvitsijoita.
Miten näin on päässyt käymään, rekisteripäällikkö Emilia Launonen Helsingin seurakuntayhtymän keskusrekisteristä?
– Olen pahoillani niiden puolesta, jotka ovat joutuneet odottamaan virkatodistuksiaan aivan liian kauan. Olemme muutosvaiheessa, mutta työ nopeutuu koko ajan.
Launosen mukaan vuoden 2020 alusta alkaen sukuselvityksiä on tehty uudella tavalla, jonka opettelu vie aikaa.
– Käynnissä on muutos, jonka tuloksena sukuselvitykset on alettu laatia yksittäisten seurakuntien sijaan keskitetysti alueellisissa keskusrekistereissä. Keskusrekisterin henkilökunta on perehdytetty uuteen tapaan tehdä koko elinkaaren kattavia selvityksiä ja käyttää kaikkien Suomen seurakuntien digitoitua kirkonkirjamateriaalia. Todistusten laatijan on suoritettava kaksi koetta saadakseen luvan tehdä uudenlaisia virkatodistuksia. Opiskelu ja sisäänajo tehdään muun työn ohella, Launonen kertoo.
Ruuhkia virkatodistusten toimittamiseen syntyi erityisesti kesälomakaudella, sillä tehtävä on muuttunut niin vaativaksi, ettei kouluttamattomia sijaisia voida käyttää.
Organisaation ja prosessin muutosten tavoitteena on parantaa palvelua. Vaikka tavoite on hyvä, kaikki ei ole sujunut ongelmitta.
Työ on siirtynyt omaisilta keskusrekisteriin
Emilia Launonen kertoo, että kun aiemmin Helsingissä laadittiin sukuselvitys vain Helsingin tietojen osalta, siellä nykyään tehdään niin sanottu valtakunnallinen sukuselvitys kaikkien niiden seurakuntien osalta, joissa päähenkilö on ollut jäsenenä.
Ennen omaiset joutuivat itse ottamaan erikseen yhteyttä vainajan jokaisen asuinpaikkakunnan kirkkoherranvirastoon ja tilaamaan virkatodistukset. Nyt se tehdään viran puolesta ja yhdellä tilauksella eli omaisen työ helpottuu ratkaisevasti. Sen sijaan valtakunnallisen selvityksen laatija voi keskusrekisterissä joutua käymään läpi kymmenien seurakuntien kirkonkirjoja.
– Valtakunnallisten sukuselvitysten tekijältä vaaditaan hyvää kokonaisuuden hallintaa, muistia ja pitkäjänteisyyttä, sillä siinä ollaan tekemisissä suurten ja monimutkaisten henkilötietomassojen kanssa, Launonen kertoo.
– Yksinkertaisen virkatodistuksen saa valmiiksi suhteellisen nopeasti, mutta mutkikkaimpien kanssa työskennellään jopa kaksi päivää.
Muutos oli välttämätön
Muutoksen taustalla on valmisteilla oleva kirkkolain muutos, jonka mukaan kirkonkirjojen pito keskitetään noin 15 aluekeskusrekisteriin. Satoja vuosiahan kirkonkirjoja on pidetty seurakunnissa niin, että ensin kirkkoherrat ja sitten virastojen henkilökunta ovat kirjanneet kukin oman seurakuntansa jäsenten tiedot.
Suomessa on paljon pieniä seurakuntia, eikä kaikissa ole riittävästi henkilökuntaa tai sukuselvitysosaamista. Pienet yksiköt ovat haavoittuvia, kun palvelu on ehkä vain yhden henkilön harteilla. ”Vanha hyvä malli” ei Emilia Launosen mukaan olisi enää toiminut.
– Muutos oli välttämätön, jotta seurakunnat pysyvät uskottavana toimijana, sukuselvitykset ovat laadukkaita ja voimme toteuttaa palvelulupauksemme myös aukioloajoissa, Launonen sanoo.
Virkatodistusjonojen syntymiseen on vaikuttanut lisäksi se, että aluekeskusrekisterit joutuvat ylläpitämään kahta eri tapaa tehdä todistuksia, kun kaikki seurakunnat eivät ole vielä liittyneet aluekeskusrekistereihin.
Ennen omaiset joutuivat itse ottamaan erikseen yhteyttä vainajan jokaisen asuinpaikkakunnan kirkkoherranvirastoon ja tilaamaan virkatodistukset. Nyt se tehdään viran puolesta ja yhdellä tilauksella.
Virkatodistus kannattaa tilata ajoissa
Tietojen luovutus kirkonkirjoista on vain yksi osa keskusrekisterien työtä. Niissä myös ylläpidetään koko kirkon jäsentietojärjestelmän tietoja muun muassa avioliitoista, kasteista ja rippikouluista. Keskusrekisterit suorittavat myös esimerkiksi avioliiton esteiden tutkintaa.
Jäsentietojärjestelmästä välittyvät tiedot väestötietojärjestelmään, jota ylläpitää Digi- ja väestötietovirasto. Se taas välittää jäsentietojärjestelmälle tiedon esimerkiksi kirkon jäsenen muutosta ja kuolemasta.
Vainajan perunkirjoitus on lain mukaan tehtävä kolmen kuukauden kuluessa kuolemasta. Miten voi nyt toimia saadakseen virkatodistuksen mahdollisimman pian?
Joskus omainen unohtaa pyytää virkatodistusta ajoissa, mikä on ymmärrettävää, mutta ohituskaistan käyttäminen viivästyttäisi muita todistuksia.
Emilia Launosen mukaan paras tapa saada todistus ajoissa on tilata se ajoissa. Huono tapa taas on tehdä samasta todistuksesta useita hakemuksia, jotka joudutaan poimimaan pois jonosta, tai tiedustella todistustaan monta kertaa.
– Ehdimme kyllä tehdä todistuksen kolmessa kuukaudessa. Joskus omainen unohtaa pyytää virkatodistusta ajoissa, mikä on ymmärrettävää, mutta ohituskaistan käyttäminen viivästyttäisi muita todistuksia, Launonen sanoo.
Perukirjan jättöaikaan voi verohallinnon mukaan hakea lisäaikaa perustellusta syystä. Sukuselvityksen viivästyminen on tällainen syy.
Keskusrekistereihin on palkattu lisää väkeä
Virkatodistuksen toimitusaika oli tänä vuonna Helsingissä pahimmillaan 12 viikkoa kesälomien aikaan, mutta nyt syksyllä aika on saatu kurotuksi ylitöitä tekemällä alle kahdeksaan viikkoon. Tavoitteena on päästä ensi vuoden aikana 4–6 viikon toimitusaikaan.
Espoon seurakuntayhtymän hallintopäällikkö Sari Anetjärvi kertoo, että Espoossa virkatodistusjono on kesälomien jäljiltä noin 20 viikkoa.
– Meille on kuitenkin saatu elo- ja syyskuussa uusia työntekijöitä, joista viittä koulutetaan tekemään valtakunnallisia todistuksia. Odotamme, että parin kuukauden kuluessa jono alkaa lyhetä, Anetjärvi sanoo.
Espoossa oli vuonna 2019 kuusi työntekijää tekemässä virkatodistuksia ja rekisteröintejä. Nyt heitä on 15. Näin runsaan lisähenkilöstön tarve on ollut Anetjärven mukaan odottamaton ja alun perin kaavaillusta poikkeava.
– Vantaalla sukuselvityksen toimitusaika on ollut pahimmillaan noin 17 viikkoa, kertoo Vantaan aluekeskusrekisterin johtaja Tuomo Kahenvirta.
– Tällä hetkellä toimitamme kesäkuun lopun tilauksia, joten 14–15 viikkoa on nyt toteutuva toimitusaika. Myös meillä on suunta parempaan eli tilausjonomme lyhenee. Nykyisen kehitystahdin jatkuessa olisimme siedettävissä toimitusajoissa talven aikana, Kahenvirta sanoo.
Vantaallakin on palkattu talven jälkeen viisi uutta tekijää. Heidän opintojensa eteneminen näkyy Kahenvirran mukaan siinä, että kasvaneen työkuorman kanssa aletaan pärjätä paremmin.
Mikä on virkatodistus
- Yksinkertaisin virkatodistus on todistus sen pyytäjästä itsestään, niin sanottu elää-todistus. Se sisältää tiedon omasta kotikunnasta, siviilisäädystä ja seurakunnasta. Tämän todistuksen saa viikon sisällä tilauksesta.
- Sukuselvitysmuotoinen virkatodistus vainajasta taas on virkatodistus, jolla todistetaan vainajan perilliset ja tarvittavat muuttotiedot. Sukuselvityksiä tarvitaan muun muassa perunkirjoituksissa, kiinteistökaupoissa ja lainhuudatuksissa.
- Sukuselvitys on eri asia kuin sukututkimus. Sukututkimuksia tehdään silloin, kun siihen on työvoimaa.
- Yksityishenkilö voi tilata virkatodistuksen verkkopalvelusta tilaavirkatodistus.fi
- Mikäli et ole kirkon jäsen, ota yhteyttä Digi- ja väestötietovirastoon.
- Virkatodistuksen hintaa ei voi täsmälleen tietää etukäteen, sillä se riippuu tarvittavan työn määrästä. Eri todistusten hinnat ovat 9 euroa, 30 euroa ja 45 euroa. Hintaan lisätään toimitusmaksu 5,50 euroa.
Jutun otsikkoa on muokattu 12.10. kello 14. Aiemmin otsikossa kerrottiin, että virkatodistukset voivat viivästyä 14–20 viikkoa, mutta oikea odotusaika on 8–20 viikkoa.
Juttua korjattu 22.10. klo 11.30. Digi- ja viestintäviraston nimi korjattu Digi- ja väestötietovirastoksi.
Jaa tämä artikkeli:
Toimitus suosittelee
Sukuselvitysten ruuhka on saatu purettua – Helsingissä on palattu jo normaaliin
AjankohtaistaMyös Espoossa ja Vantaalla tilanne on jo helpottanut.
Mielipide: Sukuselvityksillä on tärkeä tehtävä
Puheenvuorot