Monen kokin runsas kattaus

• 20.01.2014 17:25

Lukemistutkimusten mukaan Essen Seurakunnissa tapahtuu -sivuja (s. 13–16) luetaan ahkerasti. Se, että tapahtumakattaus saadaan lehden palstoille, vaatii monen kokin työtä. Pääkokkeina häärivät seurakuntien tiedottajat, jotka kokoavat, muokkaavat, tarkistavat, hiovat ja viimeistelevät lehteen tulevat seurakuntien tapahtumatiedot.
”Melkoista taiteilua työ välillä on, sillä tapahtumatiedoille on tietty tila, jota ei voi venyttää isommaksi”, sanoo Espoon tuomiokirkkoseurakunnan tiedottaja Marianne Vanhanen.
Lehden painoaikataulu säätelee sitä, ehtiikö tapahtuma lehden palstoille: tähän Essen numeroon tulevat tiedot on toimitettu lehteen viikolla 3 ja tiedottaja on tarkistuttanut tiedot viikolla 2, joten tapahtuman on pitänyt olla seurakunnan tiedottajan tiedossa viimeistään viikolla 1.
”Kolme viikkoa on ihan minimi, kuukausi on aika hyvä aika, jos myös ulkoasua suunnitellaan. Mutta mitä aiemmin, sen parempi”, laskeskelee painotöistä ja verkosta vastaava tiedottaja Maarit Malinen.
Malinen huomauttaa, että lehdessä ilmoitettavat tapahtumat ovat useimmiten edellisenä vuonna laaditun toimintasuunnitelman toteutusta.
”Erityistapahtumia ei voi polkaista liikkeelle kovin pienellä varoitusajalla, koska esimerkiksi esiintyjät ja tilat pitää varata hyvissä ajoin ja varautua myös viestinnän tuotantoaikaan. Yllättäen järjestettävän tilaisuuden ilmoittelukanavat valikoituvat kiireen mukaan”, sanoo Malinen.
Sähköinen varausjärjestelmä on yksi tiedottajan tärkeimmistä työkaluista.
”Sitä kautta me saamme tiedon siitä, mitä lehteen pitäisi mennä”, sanoo Vanhanen.
Tapahtumatiedon alkumatka sujuu jotensakin näin: kanttori x merkitsee varausjärjestelmään konsertin. Marianne Vanhanen poimii tiedon, toimittaa sen julkaisukuntoon ja lähettää kanttorille tarkistukseen. Kanttori tekee tarvittaessa korjaukset ja lähettää tiedon Vanhaselle. Vanhanen muokkaa tekstin, tekee viime hetken toimitustyöt ja toimittaa tiedot taittajalle.
Kun taittaja on toimittanut valmiin aineiston Essen toimitussihteerille, ei korjauksia enää ehdi tehdä. Ja kun painokoneet alkavat maanantaisin painaa torstaina ilmestyvää lehteä, ei mattimyöhäistä enää auta mikään.
Tiedottajia kuunnellessa käy selväksi, että ongelmanratkaisukykyä töissä ainakin koetellaan.
”Tulipaloja näissä hommissa tosiaan oppii sammuttelemaan”, hymyilee Malinen.
”Monenlaista työhön sisältyy eikä kaikkia voi koskaan miellyttää. Pidän työtäni tärkeänä, sillä ei tätä tekemättä voi jättää – niin moni seurakuntalainen hakee tietonsa tapahtumasivuilta”, summaa Vanhanen.